EI论文（通常指被EI Compendex检索的会议或期刊论文）的作者署名和单位标注是非常严肃的学术规范问题，处理不当可能会引起争议，甚至影响论文的检索。以下是详细的做法和注意事项，您可以参照执行。

一、核心原则

1.  真实性：署名作者必须是真正对论文工作有实质性贡献的人。

2.  准确性：单位信息必须使用官方认可的、标准的英文名称和格式。

3.  一致性：全文（投稿系统、论文PDF、邮件沟通等）出现的作者和单位信息必须完全一致。

4.  符合规范：严格遵守目标会议或期刊的《作者指南》中的具体要求。

二、作者署名 (Author Listing)

1. 作者顺序 (Author Order)

- 第一作者 (First Author)：通常是完成论文主要研究工作、撰写初稿的学生或研究人员。在学术界，第一作者的认可度非常高。

- 通讯作者 (Corresponding Author)：负责与期刊/会议编辑部沟通、处理稿件状态、支付费用、回复审稿意见、确保论文合规性的责任人。通常是导师或课题组长。非常重要，其邮箱和单位是官方联系信息。

- 共同作者 (Co-authors)：按贡献大小依次排列。贡献通常包括：提出核心idea、设计实验、提供关键设备或数据、参与论文写作与修改等。

- 最后作者 (Last Author)：在许多领域（如生物、医学、材料等），通常是课题的总负责人、导师、实验室主任，代表了团队的学术领导力。

2. 如何标注

- 在论文标题下方依次列出所有作者姓名。

- 姓名格式：名 (Given Name) 在前，姓 (Family Name/Surname) 在后。这是国际通用标准。

- 例如：张小明 应写为 `Xiaoming Zhang` 或 `Xiao-Ming Zhang`（注意 hyphen 的使用要保持统一）。

- 为了避免姓氏被误解，可以全部大写姓氏（但非强制，取决于期刊要求）。

- 例如：`Xiaoming ZHANG` 或 `Zhang, Xiaoming`（后者较少见）。

- 坚决不使用中文拼音的 improper 简写，如 `X. M. Zhang`，这会造成检索和身份识别混乱。

三、单位标注 (Affiliation Marking)

1. 基本格式

每个作者姓名右上角会用上标数字（如 `1, 2`）或字母（如 `a, b`）进行标记，然后在首页页脚（或标题下方）列出对应的单位详细信息。

2. 单位信息内容

每个单位标注应包含以下完整信息（务必使用官方翻译）：

- 学校/机构名称（全称）

- 学院/系/实验室名称

- 详细邮政地址（包括城市、邮编）

- 国家

示例：

`1 School of Mechanical Engineering, Xi’an Jiaotong University, No.28, Xianning West Road, Xi’an, Shaanxi, 710049, China`

3. 常见情况处理

- 单一作者，单一单位：最简单，姓名右上角标 `1`，下面列一个单位。

- 多个作者，同一单位：所有作者右上角都标 `1`。

- 一个作者有多个单位：在该作者姓名右上角标 `1, 2`，然后在下面分别列出单位1和单位2的信息。

- 常见于博士后、联合培养学生、兼职教授等。

- 多个作者，不同单位：

- 作者A（单位1）：标 `1`

- 作者B（单位2）：标 `2`

- 作者C（单位1和2）：标 `1, 2`

- 然后在下方按顺序列出单位1和单位2的完整信息。

四、投稿系统中的填写

在会议或期刊的在线投稿系统（如 CMT, Elsevier Editorial System等）中填写时，需要格外仔细：

1.  分步添加作者：逐一添加所有作者，填写他们的姓名、邮箱、单位。

2.  选择通讯作者：明确勾选谁是“Corresponding Author”。

3.  选择单位：系统通常会让你从已添加的单位列表中选择每个作者的归属关系。务必为每个作者准确勾选其对应的单位编号（1, 2, 3...）。

4.  检查预览：最终生成PDF后，务必仔细检查作者列表、单位标记、单位详细信息是否完全正确。这是修改的最后机会。

五、重要注意事项与常见误区

1.  贡献者才署名：仅提供常规性帮助（如提供常规试剂、简单测试）不足以成为作者，通常可以在“致谢”部分表示感谢。挂名作者是学术不端行为。

2.  单位官方翻译：单位名称必须使用官方注册的英文名称，不要自己乱翻译。可以查询学校官网的“English”版块。

3.  邮编和国家不能少：这是确保单位信息完整的关键。

4.  通讯邮箱：强烈建议使用单位邮箱（`.edu.cn`, `.ac.cn` 等），避免使用商业邮箱（QQ、163等），以提高可信度和可靠性。

5.  提前确定顺序：作者顺序和单位归属应在投稿前由所有作者共同商议确定，避免事后产生纠纷。

6.  检索依赖元数据：EI检索主要依赖投稿系统提交的元数据（Metadata），而不是最终PDF的排版。因此，在线提交的信息准确与否直接决定检索结果是否正确。